Un evento de empresa es un fuerte aliado para las organizaciones, ya que mejora la motivación y relación entre los empleados; además, es el momento perfecto para transmitir mensajes y noticias positivas sobre la compañía, como, por ejemplo, buenos datos de crecimiento o la apertura de una nueva sede.
Organizar un evento de este tipo, sin embargo, no es sencillo, porque no se trata simplemente de elegir un lugar y contratar un catering. Un buen evento interno de empresa va más allá de la típica comida o cena de Navidad o las que se realizan tras un período vacacional, como el verano.
El objetivo es fomentar un ambiente cercano entre los asistentes, así como mejorar la comunicación entre la dirección y el resto del equipo, en definitiva, fortalecer la cultura organizacional.
¿Trabajas en el departamento de Marketing y Comunicación o eres un event planner? ¿Quieres saber cómo sacar el máximo partido a tu evento de empresa?
Lo primero es establecer objetivos claros. Basta con pensar en 1 u 2 objetivos, en infinitivo, que nos permita tener claro para qué hacemos este evento, qué queremos conseguir con él.
¿Es para celebrar un hito importante, fomentar el trabajo en equipo o reconocer el desempeño de los empleados? ¿O simplemente para relajarse y divertirse? Una vez lo tengamos claro, podremos pasar al siguiente punto, pensar el tema del evento, esencial para poder establecer el hilo conductor que unificará los mensajes, actividades e incluso la decoración y el catering.
El siguiente paso es conocer bien al quipo que asistirá (o para el que va dirigido el evento), en definitiva, conocer a los asistentes: qué intereses tienen, preferencias del tipo de formato del evento (informal o formal), horarios y disponibilidad, situación familiar, etc.
Una vez sabemos estos detalles, estableceremos un presupuesto, acorde al número aproximado de asistentes. Además, ya podemos empezar a planificar la logística: desde buscar una fecha, que será la que determine el lugar, hasta la contratación de los proveedores.
¡Ya podemos empezar a buscar el espacio! Debe ser acorde al número de asistentes (un lugar muy grande con pocos invitados hará que se vea deslucido; y viceversa, un lugar pequeño resultará incómodo). Además, debe ser accesible para todos (para personas con movilidad reducida, por ejemplo) y tener un toque especial, que haga sorprender a los empleados.
En Hacienda La Soledad, ofrecemos diferentes espacios para eventos de empresa tanto de interior como exterior, con todas las especificaciones técnicas de iluminación y sonido necesarias para llevar a cabo cualquier tipo de reunión. ¡Echa un vistazo!
Tenemos una lista de invitados, una fecha y el espacio. Toca empezar a contactar con los proveedores: decoración, catering, música y actividades. Como encargado de planificar un evento de empresa, debes elaborar un documento que establezca el estilo, el ambiente que quieres que haya el día en cuestión. Por ejemplo, si la idea es realizar diferentes actividades de teambuilding, debes tener en cuenta la disposición del espacio; o si es al aire libre, podrías pensar en un catering estilo picnic.
Ahora, solo falta ¡promoción y comunicación! Tienes que asegurarte de anunciar el evento con suficiente anticipación, comunicando los detalles a todos los empleados. Utiliza diferentes canales, como correos electrónicos, carteles en la oficina, el tablón de anuncios, grupos de WhatsApp… Incluye en tu estrategia de comunicación del evento, recordatorios de este.
Puedes acompañar la información con una invitación acorde al estilo del evento: divertida, si es más informal, o más elegante. Lo importante es que conecte con los empleados.
¡Llegó el día del evento! Invita a los asistentes a compartir en sus redes sociales la experiencia, puedes incluso crear un hashtag que unificará todas las publicaciones, estimulando el employer branding.
Una vez pase el evento de empresa, no te olvides solicitar retroalimentación. Este feedback ayudará a mejorar futuros encuentros, además de que hará que se sientan escuchados y que sus sugerencias y comentarios son tenidos en cuenta dentro de la organización.
A la hora de organizar un evento de empresa, la única buena improvisación es la que está planificada. Tener todo preparado y organizado, será clave para garantizar el éxito, además de fortalecer la relación y el espíritu de equipo y contribuir al bienestar de todos los empleados.
Si te gustaría tener más información o visitar nuestra hacienda, no dudes en escribirnos a info@haciendalasoledad.es.
