Gratificación y desafío. Con estas dos palabras podríamos resumir perfectamente la gestión de un evento. No obstante, hay mucho más y, no importa si nos encontramos ante un evento pequeño o grande. Basta con tener una planificación adecuada y prestar atención a cada detalle.
Por ejemplo, establecer un objetivo, determinar el presupuesto del catering, entre otros. Todo debe tenerse en cuenta a la hora de gestionar un evento.
Por ello, en Hacienda La Soledad, queremos darte las 6 claves que te ayudarán a gestionar un evento:
1. Establecer el objetivo
Lo primero que debes plantearte es lo siguiente: ¿Qué quieres lograr con el evento? ¿Ventas, notoriedad, alcance…?
El objetivo es lo primero que debes establecerse para realizar cualquier cosa. No solo hablamos de eventos corporativos. Y, ante todo, debe ser un objetivo realista y fácil de alcanzar.
Estos tips te ayudarán a establecer tu objetivo:
– Intenta ser específico para organizar mejor las ideas de tu evento
– Tema concreto para el evento
– Experiencia que quieres otorgarle a los invitados
– Objetivo real que hay detrás del evento
Si eres capaz de responder a estas preguntas podrás planificar tu evento de manera más eficiente.
2. Identificar el público objetivo
¿Quién es nuestro público objetivo? En función de nuestro público objetivo, hay 3 cosas importantes que no debemos olvidar:
– Selección del público objetivo
– Lugar necesario para alcanzar a dicho público
– Forma y/o medio de ponernos en contacto con ellos
En esta fase debes tener en cuenta a tu cliente potencial o prospecto y conocerlo. Para ello, te puedes hacer las siguientes preguntas:
– ¿Quién es?
– Sexo, edad
– Gustos e intereses
Respondiendo a estos ítems podrás tener casi un 90% de la tarea avanzadas y enfocada. Y, podrás, al mismo tiempo, crear contenido atractivo para ellos.
3. Buscar un lugar adecuado
El lugar escogido es esencial. El éxito del evento depende en gran parte del lugar que escojas.
¿Cómo influye el lugar en el evento?
– Ambiente: si el ambiente que se genera es cómodo, los asistentes se sentirán mucho más cómodos. Es importante el formato. Por ejemplo: un congreso médico no debe ser al aire libre por la importancia de los temas a tratar, el ruido, o las distracciones del mismo. No obstante, pregúntale a tu público si tienes oportunidad.
– Presupuesto: ¿Con qué presupuesto cuentas? ¿Cumple con tus requisitos? ¿Posee todo lo que necesitas: espacios de interior, espacios de exterior…? ¿Cuenta con las medidas de seguridad e higiene necesarios? ¿Qué la acústica? ¿De cuánto es el aforo permitido?
– Participación de los invitados. Este punto está relacionado con el anterior. En función de cómo sea el espacio, esto permitirá que los invitados interactúen más o menos. En todo momento, debemos hacer que nuestro público se sienta cómodo e interesado en unirse al evento.
Desde Google Maps, puedes ver cómo llegar a Hacienda La Soledad y puedes ver dónde está el aeropuerto, la estación de tren o los accesos a la capital.
4. Elegir el momento perfecto
Tan importante es el evento como el momento. Debes tener presente si tu público objetivo va a estar disponible; cuántos días va a durar el evento y el tiempo de cada intervención o sesión. Igualmente, ¿has preguntado si el espacio está disponible para la fecha que tú quieres? Ah, y también debes ver si existe otro evento ese día de gran relevancia y que pueda hacer decidir a tu público.
5. Contenido para público objetivo
Si quieres que tu público conecte desde el principio, debes ir ofreciéndole contenido poco a poco desde que pones en marcha el registro de inscripciones. Crea el interés en el público por los ponentes, las audiencias, los espacios de networking… Asimismo, pregúntales con tiempo qué esperan del evento o qué cosas les gustaría encontrar: haz encuestas a través de las redes sociales, invítales a que te envíen preguntas para luego poder hacerlas, etc.
Ten cuidado en crear contenido puramente promocional pues esto hará que tu público se aleje.
6. Plan de marketing
Todo contenido debe estar enmarcado en un plan de marketing, es una de las acciones que tendrás que hacer. Para tus objetivos, estrategia, presupuesto, contenidos y resto de acciones, configura y desarrolla un plan de marketing. Esto hará que permitas ceñirte al mismo y podrás evaluarte al mismo tiempo, tanto si te desvías como si te vas acercando.
¿Qué aspectos importantes configuran un plan de marketing?
– Reconocer al cliente objetivo
– Impactar al público objetivo con el mensaje adecuado
– Identificar los canales adecuados
– Establecer un cronograma específico
– Analizar y medir para evaluar los resultados
– Contar con una web atractiva con información y eventos actualizados. Una vez que finalice el evento es importante que sigas manteniendo al día la información y no descuides al público que has conseguido
– Combinar marketing digital con marketing tradicional
Estos 6 elementos te pueden ayudar a desarrollar tu evento y, más aún, tener éxito en el mismo.
Recuerda, céntrate en 1 ó 2 objetivos y desarrolla poco a poco tu estrategia.
